Non ci sono più le riunioni di una volta !!!
La frase scherzosa nasconde però un certo grado di verità, infatti rispetto ad alcuni anni fa, si è ora persuasi che ogni riunione aziendale sia parte integrante ed importante di ogni struttura di lavoro, piccola o grande che sia.
Ormai non si parla nemmeno più di riunione, ma di team building e team meeting, per esplicitare meglio il concetto che si tratta di un lavoro di gruppo, di team e non di un momento dove il capo parla e tutti ascoltano (più o meno…).
La prima regola d’oro da avere sempre presente è che una riunione di lavoro va programmata e organizzata, non va cioè mail lasciata al caso o all’ultimo minuto. Vanno previste regole specifiche e condivise di come programmarla, in modo da avere sempre una uniformità di procedure e soprattutto va programmata se effettivamente c’è qualcosa da discutere, il tempo è prezioso per tutti.
Va sempre chiarito l’obiettivo che si vuole raggiungere con la riunione, tutte le persone che vi parteciperanno devono conoscerne l’argomento. Essere allineati è fondamentale, buona prassi è quella di assegnare ai vari partecipanti dei punti da portare all’ordine del giorno, evitando così che vi sia una impreparazione generale.
Assegnato l’argomento ed i punti all’ordine del giorno che ognuno dovrà discutere, nominare un coordinatore che dovrà ricevere da ogni partecipante una breve relazione, una traccia di quello che porterà; permettendo così al coordinatore di assemblare i vari passaggi consegnandoli a tutti prima dell’inizio della riunione (meglio se uno o due giorni prima).
La riunione fissata, va sempre fatta iniziare con puntualità. Attendere i vari ritardatari darà l’impressione che anche chi è arrivato in tempo può permettersi di arrivare la volta prossima in ritardo. Quindi la riunione si inizia sempre all’ora prevista, è una questione di rispetto ma anche di metodo.
Il coordinatore, o leader, della riunione è anche la persona preposta a gestire la riunione, gli interventi ed i tempi a disposizione, perché è da evitare che i primi argomenti siano sempre quelli sviscerati e gli ultimi sfiorati appena oppure posticipati alla volta successiva. Eventualmente mettere meno punti all’ordine del giorno.
Durante la riunione il leader deve assicurarsi che vi sia una corretta partecipazione da parte di tutte le persone coinvolte, le idee vanno tutte discusse, anche quelle che apparentemente sono fuori linea, evitando di prevaricare o imporre la propria opinione. Non è il momento del capo e delle sue decisioni, è il momento della discussione.
Va marcato bene il passaggio da un punto all’ordine del giorno ad un altro, evitando che ci si interrompa perché qualcuno doveva aggiungere ancora qualcosa.
Al termine della riunione, che ovviamente deve terminare nei tempi previsti, affinché sia stato un incontro produttivo, si deve poter fissare lo step successivo, non deve essere stata una riunione meramente fine a se stessa. Qual è il prossimo passo, chi lo prende in carico, con quali tempistiche. Chiedere un feedback dell’andamento della riunione per eventualmente migliorare la volta dopo.
Il leader della riunione Invia a tutti una relazione riepilogativo di quanto discusso, delle decisioni prese e dei passaggi che seguiranno.
L’argomento è stato qui trattato volutamente in modo sintetico e semplificato ad uso esclusivo dei clienti dello studio.