“La privacy non è qualcosa di separato dal rispetto e dalla dignità umana”. (Tim Cook)

Argomento di cui si parla sempre poco è la cartellina aziendale dove si conservano i documenti di ogni dipendente.

Poco importa se si tratta di una obsoleta e scalcagnata cartellina gialla tenuta in un raccoglitore dell’archivio in fondo al corridoio, o di un potentissimo software per la conservazione documentale digitale e abbinato a marca temporale.

La necessità deriva prima di tutto dall’avere uno storico della vita lavorativa di ogni dipendente, per la carriera, gli aumenti retributivi, la genesi delle mansioni, ma anche per eventuali esigenze difensive per cause intentate da ex lavoratori.

Ogni azienda però deve conservare correttamente i documenti dei propri lavoratori, avendo cura che ciò venga fatto nel rispetto delle normative sulla privacy.

Pertanto, i documenti non devono contenere dati eccedenti le finalità per cui siano stati raccolti, non devono esserci pratiche scadute (esempio una vecchia carta d’identità) e, una volta prescritti, devono essere correttamente distrutti.

Si deve aver cura di impedire l’accesso, la visione, la manomissione o l’appropriazione/divulgazione prevedendo che siano disponibili solo a persone autorizzate, sia che si tratti di cartellina cartacea che virtuale.

Ma questo non basta, ricordiamo infatti che ogni dipendente può legittimamente chiedere all’azienda di poter aver accesso al suo fascicolo personale.

Già, avete capito bene.

L’obbligo per il datore di consentirne l’accesso deriva dal rispetto dei canoni di buona fede e correttezza che incombe su entrambe le parti del rapporto di lavoro (artt.1175 e 1375 cod.civ).

Anche i giudici di cassazione (sentenza 7 aprile 2016, n. 6775) hanno evidenziato che il diritto soggettivo del lavoratore di accedere al fascicolo è tutelabile in quanto tale, perché si tratta di una posizione giuridica soggettiva che trae la sua fonte dal rapporto di lavoro.

Altro? Si, il lavoratore ha anche diritto di rivolgersi al Garante privacy tutte le volte in cui intenda accedere a provvedimenti e documenti aziendali.

Ed infine ricordiamo di evitare tra i documenti (esempio con appunti a margine del colloquio di assunzione) l’indicazione di commetti soggettivi, non parametrizzati, compresi giudizi che direttamente o indirettamente entrino nella sfera personale del lavoratore.

Il lavoratore può, accedendo ai documenti, scoprire la presenza di giudizi o valutazioni sul rendimento e capacità professionale, e può pretendere che le valutazioni di merito espresse, vengano dimostrate tramite parametri “oggettivi”. Un appunto scritto di questo tipo “lavoratore antipatico, quest’anno non dare il premio” potrebbe diventare un pericoloso boomerang per l’azienda.

L’argomento è stato qui trattato volutamente in modo sintetico e semplificato ad uso esclusivo dei clienti dello studio, di conseguenza, non costituisce un parere giuridico né può in alcun modo considerarsi come sostitutivo di una consulenza specifica.

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